El Microsoft Technology Centre (MTC) de Reading, RU, recibe a cientos de clientes por año, desde empresas nuevas a compañías que figuran entre las FTSE 100, el índice de acciones de las compañías más importantes del RU que cotizan en la Bolsa de Londres.
El MTC ayuda a los clientes a entender y mejorar sus procesos de negocios. Según la complejidad de los problemas, las reuniones de clientes con el equipo Developer and Platform Evangelist (DPE) de Microsoft pueden durar hasta tres días.
Identificación del desafío
Con un máximo de seis participantes en las reuniones, para compilar la información al termino de la reunión se suelen usar cámara para capturar los dibujos y la notas escritas en los pizarrones de borrado en seco de la sala. Transcribir toda la información de una reunión suele llevar más de un día, durante el cual no se puede usar la sala de reuniones, dado que no se pueden borrar ni los dibujos ni las notas hasta que hayan sido registrados y procesados.
Modelado de la solución
Microsoft quería mejorar la productividad y la eficacia de estas reuniones, entonces decidió instalar una solución de colaboración de SMART. La compañía implementó sistemas de pizarra interactiva SMART Board, el software SMART Meeting Pro, el software para conferencias SMART Bridgit y las bocinas SMART USB.
Gracias a esta solución los clientes y miembros del equipo DPE pueden escribir notas en cualquier aplicación o página web y guardarlas en archivos PDF o PPT. O bien, se pueden realizar anotaciones directamente en programas que se utilizan habitualmente, tales como Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio y OneNote así como también en AutoCAD y Adobe Acrobat Pro, y guardar las notas en el documento original. Las páginas con inscripciones, documentos modificados, diagramas, notas y comentarios pueden capturarse fácilmente y enviarse por correo electrónico a todos los participantes de la reunión.
Reuniones más eficientes
La productividad mejora significativamente con las pizarras interactivas. Gracias a las soluciones SMART de colaboración, Microsoft trabaja con mayor eficiencia. Martyn Davis, Gerente de MTC Reading de Microsoft, explicó: “Antes de instalar la solución para la sala de reuniones, nos tomaba todo un día transcribir las notas tomadas durante una reunión. Ahora, podemos registrar con absoluta precisión todas las notas de la reunión automáticamente en la pizarra interactiva, incluso todas las notas y anotaciones tomadas durante la reunión; los pizarrones de borrado en seco no permiten hacer eso. La información se guarda en un dispositivo USB y se entrega al cliente al terminar la reunión."
Más canales de ventas
Otro beneficio de la solución de colaboración SMART es que mejora significativamente el uso del MTC. Martyn agrega: “El uso de la nueva solución aportada por SMART Technologies nos ha permitido mejorar la eficacia y la eficiencia de nuestras reuniones y la transcripción de las notas. Como consecuencia, ahora podemos realizar más reuniones en el MTC. Esto ha permitido que los equipos de venta se reúnan con más clientes con el consiguiente aumento de los canales de ventas."
Mejor experiencia para el cliente
La nueva solución de colaboración aportada por SMART Technologies ha mejorado la forma en que Microsoft y sus clientes trabajan en conjunto. Antes, las salas de reunión tenían pizarrones de borrado en seco, hecho que limitaba la cantidad de conceptos que se podían presentar y elaborar en cierto tiempo. También establecía una barrera entre el arquitecto de Microsoft y el cliente.
