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SCAN Health Plan
Fomentar la colaboración mediante el diseño del espacio de trabajo
En su calidad de proveedor de Medicare Advantage sin fines de lucro en un campo altamente competitivo, para SCAN Health Plan resulta fundamental encontrar un forma eficiente y económica que le permita mejorar e innovar la cobertura y la atención que ofrece a sus afiliados. SCAN brinda atención a más de 130.000 adultos mayores en el sur de California y Arizona, con la misión de ayudar a los adultos mayores a llevar una vida independiente por el mayor tiempo posible, de modo que cada centavo que se ahorra es asignado a los programas de atención de los miembros. "Necesitamos mejorar nuestra rentabilidad para brindar una atención de calidad...en lugar de gastar dinero en costos administrativos", dice Diana Coles, Directora de Soluciones para espacios de trabajo de SCAN. "Nuestros clientes se benefician con nuestras posibilidades de ahorrar dinero".
Pensado para la colaboración
Para mejorar la eficiencia de SCAN se ha instrumentado, entre otros, el cambio del diseño de las oficinas para fomentar la colaboración y aumentar la productividad, y la incorporación de pizarras interactivas SMART Board en los nuevos espacios de trabajo. El nuevo concepto de oficina, basado en una filosofía de apertura y trabajo en equipo, contempla la reducción de los tradicionales cubículos y una manera innovadora de usar el espacio de oficina. También se se ha proyectado un ahorro de siete millones de dólares para la compañía.
El nuevo diseño de oficina incluye un concepto de "casas adosadas" que prevé que un grupo de empleados que se sientan cerca pueden rediseñar su espacio de trabajo adaptándolo a sus necesidades de productividad. Asimismo, las pizarras interactivas SMART Board además de ser adquiridas para fomentar la colaboración y la creatividad en la organización, son utilizadas por el personal de SCAN en el proceso del rediseño propio de las oficinas y en la planificación del espacio con arquitectos y otros proveedores,
"SCAN intenta crear un entorno capaz de inspirar creatividad e innovación a nuestro personal," dijo Coles. "Queríamos derribar los silos, queríamos reemplazar la jerarquía por una "espontáneo-cracia", queríamos que nuestro personal colaborara más y las pizarras SMART Board fueron realmente útiles en este aspecto."
Innovación a través de la colaboración transfuncional
La colaboración mediante la pizarra interactiva SMART Board ha ayudado a Nancy Longaza, Supervisora del programa de servicios senior multipropósito del Programa de independencia en el hogar de SCAN a encontrar formas innovadoras de brindar atención de calidad a los afiliados. "La SMART Board nos ofrece, sin lugar a dudas, una oportunidad de considerar un caso y concentrarnos en los detalles," dijo Longaza, cuyo equipo de de administración de casos realiza semanalmente sesiones de revisión a fin de desarrollar ideas para mejorar la atención." "Contamos con un farmacéutico, una enfermera, trabajadores sociales y, en algunos casos, terapeutas que nos asesoran proporcionándonos su opinión sobre el caso, para que luego podamos trabajar en equipo y elaborar el mejor plan de atención para nuestros clientes." De acuerdo con Longaza, el hecho de poder revisar los archivos de los casos en equipo en la pizarra interactiva SMART Board permite aprovechar la experiencia de todo el equipo. "Como resultado de nuestra conferencia interdisciplinaria sobre planes de atención, los administradores de casos pueden ofrecer a sus clientes el mejor plan de atención médica posible".
La capacitación, un elemento clave para respaldar la misión de SCAN
Para Jackie Beery, gerente de proyecto del departamento de administración de sistemas de SCAN, una capacitación más efectiva es un beneficio importante que aporta el uso de las pizarras interactivas SMART. El departamento de Beery mantiene y administra el sistema de gestión de datos interno de SCAN y debe asegurarse de que el personal de otros departamentos sepan cómo usarlo.
Según Beery, el uso de la pizarra interactiva SMART Board durante las sesiones de capacitación ayuda a los participantes a mantenerse interesados y concentrados, porque pueden interactuar con el material y demostrar los procedimientos desde el frente de la sala. "No tengo que alternar entre la pizarra y el teclado o el mouse" dijo Beery. "Puedo hacer todo lo que necesito en la pizarra interactiva, asegurándome además de que los participantes están prestando atención y realmente entienden los temas que estamos tratando".
Según Beery el hecho de que los asistentes a la capacitación trabajen con el material los mantiene interesados y atentos. "Los asistentes a la capacitación pueden acercarse a la pizarra e involucrarse activamente en la capacitación en lugar de quedarse sentados mirando la pizarra", agregó.
A Beery también le gusta la posibilidad de registrar sus acciones y guardar su trabajo en la pizarra interactiva SMART Board; en su opinión, la pizarra ayuda a complementar y reforzar los conceptos aprendidos. "Durante una sesión", agregó, "si advierto que es necesario profundizar un tema, en lugar de repetir dos o tres veces lo mismo, puedo enviarles por correo electrónico las notas que guardé para que las repasen en sus escritorios. Podemos grabar sesiones completas de capacitación. Podemos escribir notas en la pantalla, capturarlas como imágenes y distribuirlas para que los participantes redacten sus propios documentos de capacitación."
Una mejor capacitación se traduce en eficiencia y ésta implica un mayor respaldo a la misión de SCAN", dijo Beery. "Cuanto más eficiente soy... más rápidamente consiguen los asistentes a la capacitación lo que necesitan para hacer su trabajo", agregó. "Cuanto más apoyo brindamos a nuestros clientes internos, mayor apoyo pueden brindar éstos a nuestros clientes externos, los adultos mayores".
La interactividad facilita la comunicación
En su calidad de analista en informática relacionada con la atención de la salud, Matthew Pasquale es responsable de encontrar patrones y oportunidades entre los grandes volúmenes de datos que procesa SCAN Health Plan, y transmitir esa información a sus colegas. "El valor de la pizarra SMART Board es que nos brinda la posibilidad de visualizar," dijo Pasquale. "Cuando presento los datos a mis colegas, les digo que allí hay un mensaje que yo he extraído y que mi tarea es asegurar que todos entiendan este mensaje. Hay allí una oportunidad de negocio."
Para Pasquale, la comunicación de ese mensaje es clave para el éxito de SCAN. "Si no logro comunicar el mensaje con eficacia a los funcionarios ejecutivos, ellos no tendrán la información necesaria para tomar decisiones de negocios críticas para nuestra organización" dijo.
Las pizarras interactivas SMART Board contribuyen a que Pasquale presente los datos visualmente e interactúe con la información fácilmente. "La SMART Board permite mostrar más datos y vincularlos con grandes imágenes fácilmente gracias a sus funciones táctiles," dijo. "Con un solo toque, se puede navegar al lugar que uno desea."
Soluciones de colaboración versátiles en toda la organización
¿Qué tipo de impacto han tenido las pizarras interactivas SMART Board en la capacidad de SCAN Health Plan de cumplir con su misión de ayudar a los adultos mayores a llevar una vida independiente por el mayor tiempo posible? "La pizarra SMART Board nos ha permitido mejorar la productividad y reducir los costos en un 38 por ciento," dijo Coles. "Se ajusta perfectamente a lo que intentamos hacer con nuestra visión y nuestro plan estratégico." Y agregó con una sonrisa:"Pensándolo bien, si dejara de usar estas pizarras podría poner en riesgo mi trabajo."
