O Microsoft Technology Centre (MTC) em Reading, no Reino Unido, hospeda centenas de clientes todos os anos, de empresas novas a empresas listadas no FTSE 100, um índice de compartilhamento das 100 empresas do Reino Unido mais altamente capitalizadas listadas no London Stock Exchange.
O MTC ajuda os clientes a entender seus processos de negócios e aprimorá-los. Dependendo da complexidade dos problemas, as reuniões de clientes com a equipe Developer and Platform Evangelist (DPE) da Microsoft podem demorar até três dias.
Identificando o desafio
Com até seis pessoas envolvidas nessas reuniões, a coleta subsequente das informações muitas vezes exigia o uso de câmeras para captura dos desenhos e das anotações escritas em quadros brancos na sala de reuniões. Anotar todas as informações de uma reunião muitas vezes demorava um dia ou mais, período durante o qual a sala de reuniões não podia ser usada, já que nenhuma anotação ou desenho podia ser apagado até que fosse gravado e processado.
Criando a solução
A Microsoft queria melhorar a produtividade e a eficácia dessas reuniões e decidiu instalar uma solução de colaboração da SMART. A empresa implementou sistemas de quadro interativo SMART Board, o software SMART Meeting Pro, o software de conferências SMART Bridgit e alto-falantes SMART USB.
Esta solução permite que membros da equipe DPE e clientes façam anotações em qualquer aplicativo ou página da Web e depois as salvem em arquivos PDF ou PPT. Ou que marquem arquivos em aplicativos comuns, como Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio e OneNote, bem como em AutoCAD e Adobe Acrobat Pro, e salvem anotações nos documentos originais. Páginas marcadas, documentos revisados, diagramas, anotações e comentários poderão ser capturados com facilidade e enviados por e-mail diretamente para todos os participantes da reunião.
Aumentando a eficiência das reuniões
Os ganhos de produtividade com o uso de quadros interativos são significativos. A solução de colaboração da SMART está permitindo que a Microsoft trabalhe com mais eficiência. Martyn Davis, Gerente do MTC da Microsoft, em Reading, explica: "Antes de instalarmos a solução de sala de reuniões, normalmente levávamos um dia inteiro fazendo as anotações de uma reunião. Agora, podemos registrar com exatidão todas as anotações de reunião automaticamente no quadro interativo – incluindo todas as anotações e observações feitas durante a reunião, o que não era possível usando quadros brancos. As informações são então salvas em um pen drive e passadas imediatamente ao cliente quando acaba a reunião".
Expandindo o fluxo de vendas
Outro benefício da solução de colaboração da SMART é que ela aprimorou muito a utilização do MTC. Martyn continua: "Usando a nova solução da SMART Technologies, aumentamos a eficácia e a eficiência de nossas reuniões e resenhas. Por causa disso, agora podemos encaixar reuniões extras no MTC. Isso ajudou nossas equipes de vendas a se reunir com mais clientes, aumentando nosso fluxo de vendas".
Enriquecendo a experiência do cliente
A nova solução de colaboração da SMART Technologies enriqueceu o modo de trabalho conjunto da Microsoft e seus clientes. Anteriormente, as salas de reunião tinham quadros brancos, o que limitava o número de conceitos a serem introduzidos e trabalhados em determinado momento. Isso também servia de barreira entre o arquiteto da Microsoft e o cliente.
