SCAN Health Plan

Promovendo a colaboração através do design da área de trabalho

Como prestador Medicare Advantage sem fins lucrativos em um campo altamente competitivo, é fundamental para a SCAN Health Plan encontrar meios econômicos de oferecer assistência e cobertura aprimorada e inovadora para seus membros. Atendendo mais de 130.000 idosos em todo o sul da Califórnia e no Arizona, a missão da SCAN é ajudar os idosos a viverem de forma independente o máximo de tempo possível. Dessa forma, todo dólar poupado é reinvestido em programas assistenciais. "Precisamos ser mais econômicos para podermos fornecer qualidade de assistência... em vez de gastar dinheiro com custos administrativos", declara Diane Coles, Diretora de Soluções para Local de Trabalho da SCAN. "Nossos clientes se beneficiam da nossa capacidade de poupar dinheiro."

Projetado para colaboração

Um dos fatores que colaboraram para a maior eficiência da SCAN foi o reprojeto de seus escritórios com o objetivo de promover colaboração e aumentar a produtividade, incluindo a integração de quadros interativos SMART Board nas novas áreas de trabalho. O conceito do novo escritório, baseado em uma filosofia de abertura e de equipe de trabalho, foi desenvolvido para reduzir a necessidade dos tradicionais cubículos e permitir um uso mais inovador do espaço do escritório. Também foi projetado para poupar à empresa mais de sete milhões de dólares.

O design do novo escritório inclui um conceito de "casa com terraço" em que grupos de funcionários que se sentam juntos podem reprojetar suas próprias áreas de trabalho para atender às necessidades de produtividade. E, enquanto os quadros interativos SMART Board servem para promover a colaboração e a criatividade na organização, a equipe da SCAN os utiliza até no próprio processo de reprojeto do escritório, para planejamento de espaço com arquitetos e outros fornecedores e para projeto de suas casas com terraço.

"A SCAN estava tentando criar um ambiente que introduziria gradualmente criatividade e inovação na nossa equipe", declarou Coles. "Queríamos decompor os silos, queríamos um sistema sem burocracia, em vez de uma hierarquia, queríamos que a equipe colaborasse mais e os SMART Boards realmente nos ajudaram a cumprir nossa meta".

Inovação através de colaboração entre funções

A colaboração com o uso do quadro interativo SMART Board ajuda Nancy Longaza, Supervisora do Programa de Serviços Sênior de Uso Geral, com o Programa Independence at Home da SCAN, a encontrar meios inovadores de oferecer assistência de qualidade aos membros do plano. "O SMART Board definitivamente nos oferece a oportunidade de examinar um caso e realmente focar nos detalhes", afirma Longaza, cuja equipe de gerenciamento de casos realiza sessões de análise de casos semanalmente, para desenvolver ideias para melhorar a assistência. "Temos um farmacêutico, uma enfermeira, assistentes sociais, e também por vezes terapeutas vêm e examinam o caso; assim, podemos trabalhar juntos como um grupo e desenvolver o melhor plano de assistência para os nossos clientes." De acordo com Longaza, poder analisar arquivos de casos de forma colaborativa no quadro interativo SMART Board facilita na hora de aproveitar a experiência de toda a equipe. "Como resultado de nossa conferência de plano de assistência interdisciplinar, [os gerentes de caso] podem retornar ao cliente e realmente fornecer o melhor plano de assistência possível".

Chave de treinamento para apoio à missão da SCAN

Para Jackie Beery, um gerente de projeto do departamento de administração de sistemas da SCAN, treinamento mais efetivo é um benefício importante do uso de quadros interativos SMART Board. O departamento de Beery mantém e administra o sistema de gerenciamento de dados internos da SCAN, além de assegurar que as equipes dos outros departamentos sabem usá-lo.

De acordo com Beery, usar o quadro interativo SMART Board durante sessões de treinamento ajuda a manter os participantes envolvidos e focados, pois permite a ela interagir com o material e demonstrar procedimentos na parte da frente da sala. "Não preciso me deslocar para a frente e para trás entre o quadro e o teclado ou o mouse", afirma Beery. "Posso fazer tudo o que preciso no quadro interativo, o que me ajuda a ter certeza de que as pessoas estão prestando atenção e realmente entendendo em que estamos trabalhando."

Beery afirma que fazer os alunos trabalharem com o material ajuda a mantê-los envolvidos. "Também posso fazer as pessoas usarem o quadro e se envolverem no treinamento, em vez de simplesmente me observarem trabalhando", afirma ela.

Beery também aprecia poder registrar suas ações e salvar o trabalho no quadro interativo SMART Board, afirmando que isso ajuda no suporte e no reforço do que os alunos aprenderam. "Se estou em uma sessão", afirma ela, "e percebo que as pessoas precisam de um pouco mais, em vez de fazer a demonstração duas ou três vezes mais, gravo o que estou fazendo e depois envio um e-mail para elas, que poderão analisar a questão em suas próprias mesas. Podemos fazer gravações [de sessões de treinamento inteiras]. Na verdade, podemos fazer anotações na tela, capturá-las como imagem, enviá-las para uma pessoa e criar um documento de treinamento a partir delas."

O treinamento aprimorado se traduz em eficiências que ajudam a SCAN a cumprir sua missão, afirma Beery. "Quanto mais eficiente eu sou, mais rápido eles alcançam o que precisam para executar suas tarefas", ela diz. "Quanto mais oferecemos suporte aos nossos clientes internos, mas eles podem oferecer suporte aos nossos clientes externos, que são os idosos."

A interatividade facilita a comunicação

Como analista de assistência médica em informática médica, Matthew Pasquale é responsável por encontrar padrões e oportunidades na vasta quantidade de dados que a SCAN Health Plan processa, bem como por comunicar essas informações a seus colegas. "O valor do SMART Board está na sua capacidade de visualização", afirma Pasquale. "Quando estou apresentando dados aos meus colegas, estou dizendo 'Há uma mensagem aqui e eu a extraí e é minha função assegurar que todos vocês entendam essa mensagem. Há uma oportunidade de negócio aqui.'"

Para Pasquale, comunicar essa mensagem é a chave do sucesso da SCAN. "Se não estou me comunicando efetivamente com os [executivos], eles não recebem as informações necessárias para tomar decisões de negócios importantes que promovem o avanço da nossa organização", afirma ele.

Os quadros interativos SMART Board ajudam permitindo que Pasquale apresente dados visualmente e interaja com as informações com facilidade. "Com o SMART Board, você pode mostrar substancialmente mais dados e pode correlacioná-los ao panorama maior, pois você está usando o toque", afirma ele. "Seja qual for a necessidade de navegação, uso o toque."

Soluções de colaboração versáteis em toda a organização

Então qual tipo de impacto os quadros interativos SMART Board tiveram na capacidade da SCAN Health Plan de transmitir sua missão de ajudar idosos a viverem com independência pelo maior tempo possível? "O SMART Board nos poupou 38 por cento de produtividade e custos", declara Coles. "Está bem de acordo com o que estamos tentando fazer com nossa visão e nosso plano estratégico." Ela acrescenta com uma risada:"Acho que se retirasse esses quadros, perderia meu emprego".