Le Microsoft Technology Centre (MTC) de Reading, au Royaume-Uni, accueille des centaines de clients chaque année – depuis les start-ups jusqu'aux sociétés du FTSE 100, indice boursier des 100 sociétés britanniques à plus fort capital répertoriées au London Stock Exchange.
Le MTC permet aux clients de comprendre leurs processus commerciaux et de les améliorer. En fonction de la complexité de leurs problèmes, les réunions des clients avec l'équipe Developer and Platform Evangelist (DPE) de Microsoft peuvent durer jusqu'à trois jours.
Identifier les difficultés
Avec jusqu'à six personnes participants à ces réunions, la collecte des informations impliquait souvent d'utiliser des caméras afin de capturer les dessins et les notes rédigées sur des tableaux effaçables à sec dans la salle de réunion. La mise sur papier des informations d'une réunion prenait fréquemment un jour ou plus, temps pendant lequel la salle de réunion ne pouvait pas être utilisée, car aucun dessin ni aucune note ne pouvait être effacé avant d'avoir été capturé et traité.
Élaborer la solution
Microsoft, qui voulait améliorer la productivité et l'efficacité de ces réunions, a décidé d'installer une solution de collaboration SMART. La société a implémenté des systèmes de tableau interactif SMART Board, le logiciel SMART Meeting Pro, le logiciel de conférence SMART Bridgit et des enceintes USB SMART.
Cette solution permet à l'équipe DPE et à ses clients de rédiger des notes sur n'importe quelle application ou page Web, puis de les enregistrer dans des fichiers PDF ou PPT. Ils peuvent aussi annoter des fichiers dans des applications standard, comme Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio et OneNote, ainsi qu'AutoCAD et Adobe Acrobat Pro, et enregistrer les notes dans les documents d'origine. Les pages annotées, les documents modifiés, les diagrammes, les notes et les commentaires peuvent être facilement capturés et directement envoyés par e-mail à tous les participants à la réunion.
Améliorer l'efficacité des réunions
Les gains de productivité liés à l'utilisation des tableaux interactifs se sont avérés importants. La solution de collaboration de SMART permet à Microsoft de travailler plus efficacement. Martyn Davis, directeur de MTC Reading chez Microsoft, explique : "Avant que nous installions la solution pour salle de réunion, nous passions une journée entière à mettre au propre les notes d'une réunion. Désormais, nous pouvons capturer précisément toutes les notes de réunion sur le tableau interactif – y compris toutes les notes prises pendant la réunion – ce qui n'était pas possible avec des tableaux effaçables à sec. Les informations sont ensuite stockées sur une clé USB et données au client aussitôt la réunion terminée."
Développer l'entonnoir de ventes
L'un des autres avantages de la solution de collaboration de SMART est qu'elle a beaucoup amélioré l'utilisation du MTC. Martyn continue : "Grâce à la nouvelle solution de SMART Technologies, nous avons amélioré l'efficacité de nos réunions et des tâches de rédaction. Ainsi, nous pouvons maintenant organiser davantage de réunion au sein du MTC. Cela aide nos équipes commerciales à rencontrer plus de clients et développe donc notre entonnoir de ventes."
Enrichir l'expérience utilisateur
La nouvelle solution de collaboration de SMART Technologies a enrichi la manière dont Microsoft et ses clients travaillent ensemble. Auparavant, les salles de réunion étaient équipées de tableaux effaçables à sec, ce qui limitait le nombre de concepts pouvant être présentés et étudiés à la fois. Cela constituait également une barrière entre l'architecte Microsoft et le client.
