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SCAN Health Plan
Promouvoir la collaboration grâce à la conception de l'espace de travail
En tant que régime de soins médicaux à but non lucratif Medicare Advantage dans un domaine très concurrentiel, SCAN Health Plan doit chercher des moyens économes de proposer à ses membres des soins et des couvertures innovants. Au service de plus de 130 000 séniors dans le sud de la Californie et en Arizona, SCAN a pour mission d'aider les personnes âgées à vivre aussi longtemps que possible de manière indépendante – aussi le moindre dollar économisé est-il réinvesti dans des programmes de soins. "Nous voulons être plus efficaces en termes de coûts, afin de pouvoir proposer des soins de qualité, plutôt que de dépenser de l'argent dans les frais administratifs, explique Diane Coles, directrice des solutions pour le milieu de travail chez SCAN. Nos clients bénéficient de notre capacité à économiser de l'argent."
Conçu pour la collaboration
L'un des moyens qu'a trouvés SCAN pour gagner en efficacité a consisté à repenser la structure de ses bureau, afin d'encourager la collaboration et d'améliorer la productivité – ce qui passait par l'intégration de tableaux interactifs SMART Board aux nouveaux espaces de travail. Le nouveau concept de bureau, s'appuyant sur une philosophie d'ouverture et de travail en équipe, est conçu pour réduire le recours aux traditionnels bureaux cloisonnés et pour permettre une utilisation plus innovante de l'espace de bureau. Il est également prévu qu'il fasse économiser à la société plus de sept millions de dollars.
La nouvelle conception des bureaux inclut un concept de "maisons en rangées", dans lequel des groupes d'employés assis ensemble peuvent repenser leurs propres espaces de travail afin de les adapter à leurs besoins en matière de productivité. Et tandis que les tableaux interactifs SMART Board sont destinés à promouvoir la collaboration et la créativité dans toute l'organisation, le personnel de SCAN les utilise même dans le processus de restructuration du bureau – dans le cadre de la planification de l'espace avec des architectes et autres fournisseurs, et pour concevoir leurs "maisons en rangées".
"SCAN essayait de créer un environnement capable d'inciter à la créativité et à l'innovation au sein de notre personnel, explique Coles. Nous voulions faire abstraction des structures traditionnelles, nous voulions une 'adhocratie ' plutôt qu'une hiérarchie, nous voulions une équipe qui collabore davantage – et c'est ce que les SMART Board nous ont vraiment aidé à faire."
L'innovation grâce à une collaboration pluridisciplinaire
La collaboration à l'aide du tableau interactif SMART Board permet à Nancy Longaza, responsable polyvalente du programme des services aux séniors du programme Independence at Home de SCAN, de trouver des moyens innovants de fournir aux membres du plan des soins de qualité. "Le SMART Board nous donne réellement l'occasion d'étudier chaque cas et de nous concentrer pleinement sur ses détails, s'enthousiasme Longaza, dont l'équipe de gestion des cas organise des sessions d'étude de cas hebdomadaires afin de développer des idées pour améliorer les soins. Nous avons un pharmacien, une infirmière, des travailleurs sociaux et parfois aussi des thérapeutes qui viennent nous éclairer sur un cas, puis nous pouvons travailler ensemble et développer en groupe le meilleur plan de soins possible pour nos clients." Selon Longaza, la capacité à étudier les dossiers de manière collaborative sur le tableau interactif SMART Board permet de profiter plus facilement de toutes les compétences de l'équipe. "Suite à notre conférence du programme de soins multidisciplinaire, [les gestionnaires de cas] peuvent réellement procurer au client le meilleur programme de soins possible."
La formation est essentielle à la mission de SCAN
Pour Jackie Beery, chef de projet du département de l'administration des systèmes de SCAN, l'amélioration de l'efficacité de la formation est l'un des gros avantages des tableaux interactifs SMART Board. Le département de Beery entretient et administre le système de gestion des données internes de SCAN, tout en s'assurant également que le personnel des autres départements sachent comment les utiliser.
D'après Beery, l'utilisation des tableaux interactifs SMART Board lors des sessions de formation permet aux participants de rester concentrés et de participer, car elle peut interagir avec ses documents et montrer des procédures depuis le devant de la pièce. "Je n'ai pas besoin de faire l'aller-retour entre le tableau et mon clavier ou ma souris, explique Beery. Je peux faire tout ce dont j'ai besoin sur le tableau interactif, ce qui me permet de veiller à ce que tout le monde reste attentif et comprenne ce sur quoi nous travaillons."
Beery affirme que la possibilité pour les participants de travailler eux-mêmes sur les documents les oblige à s'impliquer davantage. "Je peux aussi demander à des personnes de venir au tableau et les faire participer à la formation, au lieu qu'elles se contentent de me regarder faire," dit-elle.
Beery apprécie également de pouvoir enregistrer ses actions et son travail sur le tableau interactif SMART Board, car cela l'aide à renforcer les connaissances acquises par les participants. "Lors d'une session, si je peux en dire un petit peu plus aux participants plutôt que de devoir le montrer deux ou trois fois de plus, j'enregistre ce que fais et je le leur envoie par e-mail afin qu'ils puissent le regarder depuis leur bureau. Nous pouvons créer des enregistrements [de toutes les sessions de formation]. Nous pouvons prendre des notes à l'écran, les capturer sous forme d'image, les envoyer à quelqu'un et composer un document de formation à partir de tout cela.
L'amélioration de la formation se traduit par une meilleure efficacité qui permet à SCAN de mieux gérer sa mission. Plus je suis efficace, plus les employés disposeront rapidement des outils dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Plus nous aidons nos clients internes, plus ceux-ci peuvent à leur tour aider nos client externes, c'est à dire les personnes âgées."
L'interactivité facilite la communication
En tant qu'analyste en soins de santé informatiques, Matthew Pasquale a pour responsabilité de chercher des schémas et des opportunités dans les gigantesques quantités de données que traite SCAN Health Plan – et de communiquer ces informations à ses collègues. "La valeur du SMART Board consiste à permettre de visualiser les informations, explique Pasquale. Lorsque je présente des données à mes collègues, je leur dis : "Il y a un enseignement à en tirer, et j'ai extrait cet enseignement, et mon travail consiste à m'assurer que vous comprenez tous cet enseignement. C'est une question de perspective commerciale."
Pour Pasquale, la communication de ce message est essentielle à la réussite de SCAN. "Si je ne fais pas remonter efficacement les informations aux [cadres], ils ne disposent pas des éléments nécessaires pour prendre les décisions commerciales qui feront avancer notre organisation".
Les tableaux interactifs SMART Board aident Pasquale à présenter des données de manière visuelle et à interagir facilement avec les informations. "Avec le SMART Board, on peut montrer beaucoup plus de données et on peut facilement faire le lien avec une vue d'ensemble de la situation grâce aux capacités tactiles. Quels que soient les dossiers à parcourir, je peux le faire du bout des doigts."
Des solutions de collaboration polyvalente dans toute l'organisation
Pour conclure, quel genre d'impact ont eu les tableaux interactifs SMART Board sur la capacité de SCAN Health Plan à aider les séniors à vivre de manière indépendante aussi longtemps que possible ? "Le SMART Board nous a fait gagner 38 pour cent en productivité et réduction des coûts, explique Coles. Il s'adapte parfaitement à notre vision et à notre stratégie." Elle ajoute en riant :"Si je n'utilisais plus ces tableaux, je crois que je perdrais mon emploi."
