Informativa sulla privacy per le assunzioni di SMART Technologies

Finalità

La presente Informativa sulla privacy per le assunzioni ("Informativa") descrive le modalità di raccolta, utilizzo, trattamento, conservazione e protezione dei dati personali degli utenti impiegate da SMART Technologies ULC ("SMART", "ci" o "noi") e le relative società controllate, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, SMART Technologies Corporation, SMART Technologies Inc. (Seattle), SMART Technologies GmbH (Germania), SMART Technologies SAS (Francia), SMART Technologies Limited (GB), SMART Technologies FZE (Medio Oriente), SMART Technologies Co. Ltd. (Cina), SMART Technologies Private Limited (Singapore), SMART Technologies Inc. (APAC), SMART Technologies Inc. (EMEA) e SMART Technologies Inc. (LATAM).

Per "Dati personali", si intendono le informazioni di identificazione personale che identificano o che possono essere utilizzate, con uno sforzo ragionevole, per identificare una persona fisica (non un'azienda).

La presente Informativa è valida per i candidati, i potenziali candidati e per coloro che partecipano ai programmi di assunzione e agli eventi di SMART.

Inviando i propri dati a SMART, gli utenti accettano e confermano di:

• aver letto, compreso e accettato la presente Informativa;
• non essere obbligati a condividere le informazioni richieste e di poter nascondere i dettagli che desiderano non divulgare;
• aver rilasciato dichiarazioni vere e corrette secondo scienza e coscienza, e di non aver omesso consapevolmente informazioni importanti; e
• riconoscere che la presente Informativa non costituisce un'offerta di lavoro e non fa parte di qualsivoglia contratto di impiego somministrato ai candidati assunti da SMART.

Dati personali raccolti

SMART raccoglie i dati personali, come nome, indirizzo, informazioni di contatto, esperienza lavorativa e formazione, risultati, documenti d'identità, curriculum ed altre informazioni che potrebbero essere necessarie per legge (ad es., permessi di lavoro) direttamente dagli utenti nel momento in cui si candidano per una posizione attraverso l'apposita procedura online.

SMART potrebbe raccogliere foto o video durante gli eventi o nell'ambito della procedura di assunzione. Se gli utenti ricevono un'offerta, SMART effettuerà un controllo dei precedenti personali e raccoglierà i dati relativi a reati e procedimenti penali nella misura consentita dalla legge applicabile. Inoltre, SMART potrebbe raccogliere dati personali simili riguardo agli utenti da terze parti, agenzie di credito, forze dell'ordine, agenzie del lavoro, referenze personali, datori di lavoro precedenti, dipendenti SMART coinvolti nella procedura di assunzione e fornitori di servizi di controllo dell'esperienza lavorativa. Potrebbe raccogliere anche informazioni di pubblico dominio sugli utenti dalle piattaforme di social media.

In determinate circostanze e nella misura consentita dalla legge applicabile, SMART potrebbe raccogliere informazioni sanitarie per adempiere agli obblighi in materia di salute pubblica e sicurezza nei luoghi di lavoro e per fornire soluzioni ragionevoli durante la fase di colloquio.

Utilizzo dei dati personali

SMART raccoglie e utilizza i dati personali degli utenti per motivi legittimi inerenti a risorse umane e gestione aziendale, che comprendono:

• l'identificazione e la valutazione dei candidati per le opportunità lavorative presenti e future;
• la gestione dei registri di assunzione;
• l'adempimento agli obblighi legali;
• la verifica delle informazioni degli utenti, il controllo delle referenze e/o dei precedenti personali (se applicabile);
• la protezione dei diritti legali di SMART nella misura consentita dalla legge;
• la comunicazione con gli utenti circa la procedura di assunzione e/o la loro candidatura; e
• il miglioramento della procedura di assunzione di SMART.

Base giuridica per il trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali degli utenti per i motivi menzionati in precedenza si fonda su una o più delle seguenti basi giuridiche:

• interessi commerciali legittimi di SMART di valutare la candidatura degli utenti e migliorare la procedura di assunzione;
• adempimento alle disposizioni contrattuali e precontrattuali relative al potenziale impiego; e
• adempimento agli obblighi legali e normativi applicabili, inclusi quelli in materia di salute pubblica e sicurezza nei luoghi di lavoro.

Controllo dei precedenti personali

Se gli utenti ricevono un'offerta di lavoro, SMART condurrà un controllo dei precedenti personali, o in autonomia o tramite terze parti. Se è necessario un controllo dei precedenti personali, terze parti potrebbero contattare gli utenti chiedendo il consenso di accedere alle loro informazioni. A quel punto, gli utenti riceveranno ulteriori informazioni sulla procedura e sui tipi di dati personali coinvolti.

Destinatari e trasferimenti internazionali dei dati

SMART si avvale di fornitori di servizi di terze parti per usare un software di assunzioni e per trovare e valutare candidati, condurre controlli preliminari all'impiego e migliorare la procedura di assunzione. Tali fornitori utilizzano i dati degli utenti solo ed esclusivamente per i motivi definiti da SMART. SMART non vende i dati personali a terze parti. L'elenco di terze parti con cui SMART condivide i dati per condurre le procedure di assunzione è disponibile di seguito.

I dati personali potrebbero essere consultati da addetti alla selezione del personale e ai colloqui sia nel Paese in cui è aperta la posizione per cui gli utenti inviano la candidatura, sia in altri Paesi in cui opera l'organizzazione globale di SMART. Potrebbero essere consultati anche dai funzionari amministrativi e dal personale IT di SMART al momento dell'assunzione. SMART ricorre a misure per garantire che i dati siano protetti quando vengono trattati dalle società controllate, dagli affiliati, dai dipendenti o i fornitori di servizi di SMART.

È responsabilità degli utenti ottenere il consenso dalle rispettive referenze prima di condividere le loro informazioni con SMART.

A prescindere dal luogo in cui i dati vengono trattati, SMART ricorre alle stesse misure di protezione descritte nella presente Informativa e segue i quadri giuridici relativi al trasferimento dei dati.

Disposizione automatica delle candidature

SMART utilizza strumenti di analisi dei dati e algoritmi per stabilire la priorità delle candidature e ordinare i candidati in base alle competenze e ai punti di forza necessari per la posizione.

I risultati vengono combinati con altre informazioni sui candidati, mentre le decisioni vengono prese in base al giudizio umano. Ciascun candidato viene valutato per i propri meriti, attività che l'intelligenza artificiale non svolge al posto di SMART.

Per alcune posizioni, potrebbero essere necessari prerequisiti o competenze specifiche (ad es., padronanza di una lingua, qualifiche professionali, certificazioni o un determinato numero di anni di esperienza). Le candidature che non soddisfano tali requisiti potrebbero essere rifiutate automaticamente.

Conservazione dei dati

Se un utente accetta un'offerta di lavoro di SMART, i dati personali raccolti durante la procedura di assunzione diventeranno parte del suo registro di dipendente. Tali dati verranno conservati secondo gli specifici requisiti legali del Paese e l'informativa applicabile ai dipendenti SMART, documenti che verranno condivisi con l'utente durante la fase di onboarding.

Se SMART non assume l'utente, e salvo che l'utente non si opponga seguendo la procedura descritta nella sezione "Diritti dell'utente" riportata di seguito, SMART potrebbe comunque continuare a conservare e utilizzare i suoi dati personali per un massimo di due (2) anni ai fini legati all'amministrazione del sistema e alla possibilità di tenerlo in considerazione per posizioni future. Trascorso questo periodo, SMART ha l'obbligo di eliminare tutte le informazioni dell'utente.

SMART potrebbe voler restare in contatto con l'utente e tenerlo in considerazione per opportunità future di impiego. In questo caso, SMART chiederà all'utente il permesso di includerlo in uno dei programmi di assunzione che consentono di conoscere meglio e restare in contatto con SMART, prima o dopo aver inviato ufficialmente la candidatura per un'opportunità di lavoro. La partecipazione a questi programmi di assunzione è del tutto facoltativa.

L'utente può richiedere l'eliminazione dei propri dati in qualsiasi momento inviando un'email all'indirizzo privacy@smarttech.com.

Sicurezza

SMART utilizza misure di sicurezza tecniche e operative ampiamente accettate per proteggere i dati personali degli utenti. Solo il personale autorizzato di SMART e i fornitori di servizi di terze parti elencati di seguito hanno il permesso di accedere a questi dati e l'obbligo di trattarli in modo riservato.

Ciononostante, nessuna misura di sicurezza può garantire la protezione completa contro la perdita, l'abuso o l'alterazione delle informazioni personali. SMART non è responsabile di eventuali danni o passività derivanti da tali mancanze nella sicurezza. Utilizzando i servizi di SMART, l'utente riconosce che i dati e le comunicazioni, comprese le email e altre comunicazioni elettroniche, possano essere accessibili a terzi non autorizzati quando vengono trasmesse via Internet. Questo disclaimer non influisce sulle eventuali responsabilità che non possono essere escluse o limitate ai sensi della legge.

Diritti degli utenti

Nel rispetto della legge applicabile, eccezioni incluse, gli utenti hanno i seguenti diritti sui propri dati personali che SMART raccoglie da loro:

• il diritto di chiedere quali dati personali detiene SMART e come li utilizza;
• il diritto di richiedere una copia dei dati personali detenuti da SMART;
• il diritto di richiedere la correzione o la modifica dei dati personali;
• il diritto di richiedere l'eliminazione dei dati personali; e
• il diritto di chiedere di interrompere o limitare la modalità di trattamento dei dati personali.

Per proteggere la privacy e la sicurezza degli utenti, nella misura consentita dalla legge, SMART potrebbe dover verificare l'identità degli utenti prima di dare seguito a determinate richieste. Se un individuo (come un agente autorizzato) avanza la richiesta per conto di un utente e quest'ultimo non fornisce una prova d'identità (ad esempio, una procura), SMART potrebbe chiedere ulteriori prove, come un'autorizzazione scritta, o contattare direttamente l'utente per confermare la richiesta.

Se gli utenti desiderano esercitare i propri diritti sui propri dati personali, possono farlo nei seguenti modi:

• possono inviare la richiesta per email all'indirizzo privacy@smarttech.com;
• possono contattare SMART recapitando una lettera al seguente indirizzo:

+1.403.245.0333

Notifica di violazione

Se SMART viene a conoscenza di una violazione dei dati personali, dovrà, senza ritardi ingiustificati e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, notificare gli utenti riguardo alla suddetta violazione, a meno che sia improbabile che quest'ultima comporti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. La comunicazione della violazione da parte di SMART deve essere chiara e semplice e contenere quanto segue:

1. Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati o di un'altra persona di contatto;
2. Descrizione della natura della violazione;
3. Probabili conseguenze della violazione;
4. Consigli sulle misure che gli interessati possono adottare per proteggersi, e
5. Le misure che SMART ha adottato o propone di adottare per affrontare la violazione

Cookie

Per migliorare l'esperienza degli utenti, molte delle pagine web e dei servizi di SMART utilizzano i "cookie". I cookie sono piccoli file di testo che vengono installati sul computer o dispositivo degli utenti. La maggior parte dei browser web consente di controllare i cookie in una certa misura dalle impostazioni. Gli utenti possono accettarli e poi eliminarli in un secondo momento o alla chiusura del browser.

Inoltre, alcune delle attività online inerenti alle assunzioni di SMART sono gestite da terze parti. Quando gli utenti accedono ai siti controllati da tali terze parti, queste ultime potrebbero, nella misura consentita dalla legge, installare i propri cookie o altre tecnologie di monitoraggio sui loro dispositivi. Invitiamo gli utenti a leggere l'Informativa sulla privacy di questi siti web prima di trasmettere le proprie informazioni personali a terze parti.

Modifiche all'Informativa

SMART potrebbe aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per conformarla alle modifiche apportate alle proprie operazioni, nonché per adempiere a nuovi obblighi legali e normativi. L'informativa aggiornata verrà pubblicata sul sito web Informative sulla privacy di SMART.